Principes d’évaluation:
Chaque événement éducatif soumis à l'évaluation du Système de vérification des conférences est évalué par l'agent de conformité conformément aux principes et aux normes énoncés dans le Code de conduite et d'éthique professionnelle de Mecomed. L'image et la perception projetées au public, lorsque le secteur souhaite soutenir un événement particulier, sont déterminantes dans les décisions d'évaluation dans le cadre du CVS.
Veuillez noter que:
Les décisions rendues se fondent sur les documents et informations fournis au Responsable de la conformité via le formulaire de soumission en ligne. Le Responsable de la conformité ne vérifie pas de lui-même si les informations ou les documents sont à jour.
Les décisions ne prennent pas en compte ni ne supplantent les lois, réglementations ou codes professionnels et d'entreprise nationaux et locaux qui peuvent imposer des exigences plus strictes aux membres ou aux Organismes de Santé ou aux Professionnels de Santé.
Les sessions du programme scientifique des événements éducatifs sont examinées, mais pas la valeur de leur contenu scientifique.
Le seul objectif du Système consiste à aider les membres corporatifs à déterminer s'ils doivent ou non parrainer des Événements éducatifs organisés par des tiers.
Le processus d'examen est basé sur un ensemble de 7 critères dont le poids est équivalent lors du processus d'évaluation ci-dessous:
1: Le programme scientifique
Le programme détaillé doit présenter un planning clair sans discontinuité pendant les sessions scientifiques de l'événement, (c'est-à-dire un minimum de 6 heures pour une journée complète de conférence/ 3 heures pour une demi-journée), les membres du corps professoral pour chaque session doivent être identifiés, les sujets des sessions doivent être des sujets médicaux sérieux.
Le contenu du programme doit être directement lié à la spécialité et/ou à la pratique médicale du HCP qui assistera à l'événement ou avoir une relation suffisamment raisonnable pour justifier la présence des HCP.
2: L'emplacement géographique
L'emplacement géographique ne doit pas constituer l'attraction principale de la conférence. Il doit être situé dans ou près d'une cité ou d'une ville constituant un centre scientifique ou commercial propice à l'échange d'idées et à la transmission des connaissances.
La période de l'année choisie sera prise en compte pour déterminer si un emplacement géographique est approprié.
3: Le site de l'événement
Le site de l'événement doit donc être un centre d'affaires ou commercial offrant des installations de conférence propices à l'échange d'informations scientifiques et médicales et à la transmission des connaissances. L'image du lieu auprès du public, des médias et des autorités ne peut être perçue comme un lieu purement luxueux, touristique/vacances et/ou de divertissement.
Le CVS n'examine pas l'avantage financier que peut présenter la location d'une salle.
4: Hébergement
L'hébergement comprend le logement, les repas/pauses et les réceptions (réception d'ouverture, dîner de gala). Il est important de faire la différence entre l'hébergement qui est autorisé et le divertissement qui ne l'est pas.
L'hébergement doit se limiter à un logement et à des repas raisonnables à l'hôtel, à des pauses café et à un dîner ou un cocktail de conférence auquel tous les délégués du HCP sont censés assister.
L'hébergement offert aux conjoints, partenaires, famille et/ou invités - cette catégorie de personnes ne peut pas bénéficier de l'hébergement parrainé par les membres de Mecomed.
Le caractère approprié de l'hébergement - Les fonds versés par les membres de Mecomed à des événements organisés par des tiers ne peuvent être utilisés pour payer ou rembourser les frais d'hébergement des HCP dans des hôtels de catégorie supérieure, de luxe ou de villégiature.
5: Les frais d'inscription
Les frais d'inscription doivent couvrir uniquement le programme scientifique, les activités autorisées et l'hébergement.
Les formules pour les conjoints, les partenaires, la famille et/ou les invités ne peuvent pas être financées par les membres de Mecomed - Cette catégorie de personnes ne peut pas s'inscrire à l'événement ni participer au programme scientifique (sauf s'il s'agit d'un HCP qualifié ayant un intérêt légitime dans le programme).
Toute activité sociale, sportive et/ou de loisirs, ou toute autre forme de divertissement doit figurer en dehors du programme et doit être à la seule charge des délégués HCP. Elles ne doivent pas dominer ou interférer avec le contenu scientifique général ou le programme, et doivent être organisées à des heures qui ne coïncident pas avec une session scientifique.
6: Support de communication
Les supports publicitaires (brochures, site Web et autres documents) doivent souligner la nature scientifique du contenu du programme. Ils ne doivent pas mettre trop l'accent sur l'emplacement géographique, ni faire de références excessives ou inappropriées à des divertissements, des événements sportifs ou toute autre activité non scientifique, ni contenir des images de ces événements.
7: Formules de parrainage:
Le 7èmecritère représente la seule différence entre les critères d'évaluation des CVS de Mecomed et de MedTech Europe. Le Comité de Conformité de Mecomed a décidé d'ajouter le 7ème critère d'évaluation (formules de parrainage) sur la base d'un besoin légitime d'atténuer les risques découlant des formules de parrainage dans la région de Mecomed.
Les formules de parrainage doivent être conformes au Chapitre 1: Critères généraux pour les évènements du Code de Mecomed.
Les formules de parrainage doivent être claires, indiquer clairement la valeur des formules de parrainage, ainsi que les différents avantages offerts par chaque formule.
Les exemples d'avantages non autorisés comprennent, sans s'y limiter, les cadeaux aux délégués ou aux orateurs, les billets de première classe, les billets de classe affaires pour les vols de moins de 5 heures, les visites touristiques et autres options de divertissement, telles que la participation à des événements musicaux ou sportifs, etc.
Il est de la responsabilité de chaque Entreprise Membre de Mecomed de s'assurer que les accréditations gratuites distribuées dans le cadre des formules de parrainage ne seront pas utilisées pour le parrainage direct de HCP et seront assignées par le biais de Subventions destinées à l’éducation, sans aucune implication de l'Entreprise Membre dans le processus de sélection des délégués, conformément aux exigences du Code Mecomed.
